Eficiência e Automação - Pilar #3 da Transformação Digital | LAB017

O Que São Eficiência e Automação?

A eficiência está diretamente ligada à operação: a parte central, das atividades e recursos usados para produzir e entregar produtos e serviços. É o núcleo do negócio, englobando seus principais processos.

Neste episódio exploramos como a transformação digital impacta esse núcleo:

• o entendimento desses processos-chave
• A identificação de oportunidades nesses processos relacionadas à ganhar eficiência e agilidade (eficiência = otimizar utilização de recursos; agilidade = capacidade de implementar mudanças)
• Exemplos e Benefícios da Automação
• Quando, Por quê, e Como Automatizar?

A automação de processos é o uso da tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes em um negócio em que o esforço manual pode ser substituído. Isso é feito para obter minimização de custos, maior eficiência e processos simplificados.

Alguns Exemplos de Automação

• Pessoas em geral:
  • Notificações por email e push nos aplicativos
  • Pesquisas de satisfação
• Para equipes:
  • Integração de sistemas que não se falavam
  • Relatórios
  • Fluxo / workflow de aprovações
• Consultores e Profissionais Independentes: Agendamento de clientes, confirmação e pagamentos
• RH: Recrutamento e Seleção
• Compras: Processo de compras
• IT:
  • Migração de dados
  • Backup e restauração
• Vendas:
  • Call center
  • Ordens de venda
• Suporte ao Cliente:
  • Rastreamento de pedidos
  • Chatbots que levam à solução de problemas online (Zoom, por exemplo, não oferece suporte humano para usuários do plano gratuito, apenas documentação online)
• Contabilidade e Finanças: Folha de pagamento
• Lançamentos de produtos
• Marketing:
  • Geração de Leads
  • Postagem em redes sociais
• IOT (Internet das Coisas)
  • Indústria
  • Casas Inteligentes
• Robotização na Manufatura

Quando Automatizar Processos?

• Baseado no entendimento do processo: repetitivo e consistente
• Alto volume de tarefas
• Envolve várias pessoas para atingir o resultado desejado
• Impacto: economias ou ganhos de receita, tempo de processo, confiabilidade no resultado, simplificação do processo, integração com outros processos e sistemas
• Conformidade e auditoria, em setores regulamentados

Por Quê Automatizar?

1. Para a equipe interna, é um passo muito visível e energizante porque as pessoas vêem melhoras direta no seu trabalho
2. Clareza dos processos: Para automatizar, você tem que mapear e estruturar todo o fluxo de ações
3. Controle e Segurança: Todos os passos são gravados, facilitando assim qualquer auditoria
4. Padronização de processos;
5. Satisfação do Cliente e Experiencia do Cliente - mencionados no episodio anterior LAB016

Benefícios da Automação

• Produtividade
• Transparência
• Geração de medidas e Indicadores
• Redução de custos, atrasos e erros
• Simplificação de processos

Como Automatizar

• Clareza de quais tarefas estão envolvidas, quem é responsável e quando cada tarefa precisa ser executada.
• Certifique-se de ter objetivos claramente definidos ao automatizar um processo de negócio.
• Avalie os resultados com uma abordagem em fases. Muitas organizações ficam decepcionadas quando os resultados não se materializam da noite para o dia.
• Invista tempo adequado no treinamento de funcionários e considere um período de ajuste.
• Pense no longo prazo otimizar o retorno do investimento (ROI)

Ferramentas de Automação

• Zapier
• IFTTT
• Automate.io