O Que São Eficiência e Automação?

A eficiência está diretamente ligada à operação: a parte central, das atividades e recursos usados para produzir e entregar produtos e serviços. É o núcleo do negócio, englobando seus principais processos.

Neste episódio exploramos como a transformação digital impacta esse núcleo:

  • o entendimento desses processos-chave
  • A identificação de oportunidades nesses processos relacionadas à ganhar eficiência e agilidade (eficiência = otimizar utilização de recursos; agilidade = capacidade de implementar mudanças)
  • Exemplos e Benefícios da Automação
  • Quando, Por quê, e Como Automatizar?

A automação de processos é o uso da tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes em um negócio em que o esforço manual pode ser substituído. Isso é feito para obter minimização de custos, maior eficiência e processos simplificados.

Alguns Exemplos de Automação

  • Pessoas em geral:

    • Notificações por email e push nos aplicativos
    • Pesquisas de satisfação
  • Para equipes:
    • Integração de sistemas que não se falavam
    • Relatórios
    • Fluxo / workflow de aprovações
  • Consultores e Profissionais Independentes: Agendamento de clientes, confirmação e pagamentos
  • RH: Recrutamento e Seleção
  • Compras: Processo de compras
  • IT:
    • Migração de dados
    • Backup e restauração
  • Vendas:
    • Call center
    • Ordens de venda
  • Suporte ao Cliente:
    • Rastreamento de pedidos
    • Chatbots que levam à solução de problemas online (Zoom, por exemplo, não oferece suporte humano para usuários do plano gratuito, apenas documentação online)
  • Contabilidade e Finanças: Folha de pagamento
  • Lançamentos de produtos
  • Marketing:
    • Geração de Leads
    • Postagem em redes sociais
  • IOT (Internet das Coisas)
    • Indústria
    • Casas Inteligentes
  • Robotização na Manufatura

Quando Automatizar Processos?

  • Baseado no entendimento do processo: repetitivo e consistente
  • Alto volume de tarefas
  • Envolve várias pessoas para atingir o resultado desejado
  • Impacto: economias ou ganhos de receita, tempo de processo, confiabilidade no resultado, simplificação do processo, integração com outros processos e sistemas
  • Conformidade e auditoria, em setores regulamentados

Por Quê Automatizar?

  1. Para a equipe interna, é um passo muito visível e energizante porque as pessoas vêem melhoras direta no seu trabalho
  2. Clareza dos processos: Para automatizar, você tem que mapear e estruturar todo o fluxo de ações
  3. Controle e Segurança: Todos os passos são gravados, facilitando assim qualquer auditoria
  4. Padronização de processos;
  5. Satisfação do Cliente e Experiencia do Cliente - mencionados no episodio anterior LAB016

Benefícios da Automação

  • Produtividade
  • Transparência
  • Geração de medidas e Indicadores
  • Redução de custos, atrasos e erros
  • Simplificação de processos

Como Automatizar

  • Clareza de quais tarefas estão envolvidas, quem é responsável e quando cada tarefa precisa ser executada.
  • Certifique-se de ter objetivos claramente definidos ao automatizar um processo de negócio.
  • Avalie os resultados com uma abordagem em fases. Muitas organizações ficam decepcionadas quando os resultados não se materializam da noite para o dia.
  • Invista tempo adequado no treinamento de funcionários e considere um período de ajuste.
  • Pense no longo prazo otimizar o retorno do investimento (ROI)

Ferramentas de Automação

  • Zapier
  • IFTTT
  • Automate.io
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